Product owner : l’art et la manière de transformer l’essai
Certaines grandes innovations ne verront jamais le jour. Peut-être moins par manque d’intérêt pour l’idée de départ que par défaut d’organisation pour la réaliser. Car bien souvent une idée – même la plus géniale sur le papier – s’enlise sur le terrain de contraintes opérationnelles mal calibrées, au risque de ne même pas aboutir à sa déclinaison en un projet moins ambitieux.
Pour se prémunir de ce destin voué à l’échec, les entreprises misent avec leur R&D sur une adaptabilité portée par une méthode – la méthode Agile – et incarnée par une fonction centrale de chef d’orchestre : product owner.
C’est le cas depuis plusieurs années chez WiiSmile qui a confié les clés de cette mission à Emilie, Virginie et Laëtitia. Le rôle de questionnement, de cotation des besoins et de négociation qu’elles endossent est aujourd’hui indispensable pour que les projets imaginés en R&D trouvent une issue concrète auprès des celles et ceux qu’ils viennent satisfaire, à commencer par les bénéficiaires de notre service (plusieurs dizaines de milliers de dirigeants et salariés de TPE/PME en France).
1/ Améliorer la relation client et l’environnement de travail
Si vous passez à l’improviste dans l’espace du rez-de-chaussée qu’elles occupent au siège (Montmélian), à deux pas de nos équipes IT (plus de 20 personnes à la DSI*), il est peu probable que vous trouviez Emilie, Virginie et Laëtitia en même temps devant leur poste de travail.
Nos trois product owner tiennent difficilement en place dans une semaine rythmée par les rituels de la méthode Agile (mêlées, revues de sprint, etc.) qu’elles appliquent pour mettre sur orbite les projets structurants de WiiSmile, en externe comme en interne. « Ceux qu’on appelle ‘projets externes’ ont un impact sur l’amélioration du service ou de la relation avec le client – ex : mise en place d’une nouvelle fonctionnalité sur la plateforme -, tandis que les projets dits ‘internes’ visent une amélioration de l’environnement de travail des équipes – ex : mise en œuvre de l’outil ERP », résume Emilie, P.O. projets externes, et première à avoir endossé ce rôle chez WiiSmile en 2020.
Avec Virginie, son homologue sur les projets internes, et Laëtitia, en soutien sur ces deux versants, elles partagent l’essentiel de leur travail entre le recueil des besoins « clients » (exprimés par le pôle R&D, remontés par les clients ou formulés par les équipes), leur cotation et la mobilisation des équipes chargées de la réalisation du projet. « L’équipe Informatique, et notamment les développeurs, sont évidemment une ressource incontournable quand on travaille sur une évolution de la plateforme, mais tous les tickets que nous traitons ne nécessitent pas forcément une mise en œuvre technique : on est amené à échanger avec tous les métiers de l’entreprise », précise Emilie.
2/ Une fonction stratégique
Ce même rôle pivot, Virginie l’a déjà expérimenté avec succès dans d’autres entreprises : « en tant que P.O., on a cette vue d’ensemble entre le besoin formulé et la faisabilité du projet, ce qui nous permet d’arbitrer et de négocier avec chaque acteur – client ou ressource métier – toujours dans l’intérêt du projet, explique-t-elle. C’est pour ça qu’il faut envisager le temps supplémentaire consacré à la réflexion de départ, non pas comme une perte de temps à court terme mais comme un vrai gain d’efficacité à long terme. »
Et ne réduisez pas le métier de P.O. à la seule négociation entre la demande d’un client, et sa mise en œuvre opérationnelle, ou vous passeriez à côté de la dimension stratégique de la fonction. « Un.e P.O. doit questionner le besoin et l’évaluer avec précision : la cotation qu’on en fait – en termes de pertinence business, d’investissement consenti, de temps estimé, de ressources à allouer… – permet de décider, en connaissance de cause avec le client, de la suite ou non à explorer sur ce projet », observe Emilie.
3/ Répondre au « besoin réel » plutôt que d’inventer la « solution idéale »
Ce rôle de premier filtre a une vertu fondamentale : nos P.O. poussent chaque client à se concentrer dans sa demande sur le besoin auquel il faut répondre et non pas sur la solution éventuelle qui irait avec. « En se structurant avec l’apport des P.O., analyse Laëtitia, arrivée à son nouveau poste en janvier, l’entreprise a évolué d’une culture de la solution idéale – ‘je veux ça’ – à la culture du besoin réel – ‘voilà quel défi nous devons relever’ ».
Ce passage désormais obligé par le P.O. évite de foncer tête baissée sur des projets sur lesquels les équipes risqueraient de s’essouffler. Quant au recul à prendre tout au long de la vie d’un projet, son réajustement en fonction des aléas, on peut faire confiance à la méthode Agile. « L’avantage de ce mode de fonctionnement, c’est que vous pouvez vous remettre en question en cours de route, sans jamais perdre de vue votre ambition de départ », souligne Virginie.
En résumé, à l’image des équipes chez WiiSmile, nos P.O. préfèrent l’adrénaline à la routine.