Recrutement : comment WiiSmile adapte son parcours d’intégration pour ses recrues ?

Si le confinement a modifié le parcours d’intégration qui attend les nouvelles recrues, nos équipes l’ont adapté pour que chacune trouve très vite ses repères aux côtés de 135 wiismiliens. Petit tour du propriétaire à travers celles et ceux qui vivent ou font vivre l’expérience de l’intérieur.

Etape 1. Infos administratives : la pédagogie d’abord !

L’équipe RH constitue le dossier de chaque recrue en compilant les documents administratifs nécessaires à la prise de poste. Elle diffuse une demande de matériel et d’activation des comptes auprès de l’équipe Informatique (plateformes RH, communication interne, adresses email, ligne téléphonique, etc) et s’assure que : le contrat a été signé, le RIB fourni, la liste des personnes à prévenir en cas d’urgence établie et la mutuelle de l’entreprise proposée.

Cécile, chargée administration du personnel et paie

“Faire des intégrations en période de confinement n’était évidemment pas idéal, mais on a trouvé des solutions pour garder le contact, être disponible et réactif. Normalement le point RH se fait en présentiel, ce qui permet d’expliquer tous les documents remis lors de l’intégration et aussi de répondre aux premières questions du nouveau collaborateur. En période de confinement, j’ai dû trouver une solution de secours, avec un google drive pour qu’il accède à tous les documents au format numérique. Sinon nous fonctionnons beaucoup par mails pour répondre aux questions liées au contrat de travail, à la paie, à la mutuelle, etc. Lors du déconfinement, nous avons été attentifs à rattraper ce que l’on n’avait pas pu faire au cours de cette période.” 

Etape 2 – Préparation du poste de travail : confort et sécurité

Le service informatique prend le relais des RH pour activer tous les comptes utiles au collaborateur : création du profil de contact sur les plateformes internes, adresses e-mail, messagerie instantanée, réseaux sociaux d’entreprise, listes de diffusion, comptes d’accès aux outils métier, etc.

Il délivre aussi la charte informatique avec les règles et consignes de sécurité en vigueur.

Côté matériel, le « package » est remis dès le premier jour du nouveau venu : pc, téléphone, accessoires. Et c’est uniquement après la remise de son matériel qu’il peut accéder à une liste avec l’ensemble de ses comptes et des plateformes utiles à son poste.

De manière générale, les équipes sont toujours à l’écoute pour veiller au bien-être et au confort des collaborateurs. Du matériel spécifique est ainsi proposé en cas d’aménagement du poste de travail (repose-pieds, fauteuil ergonomique, écran réglable, etc.), avec l’aide de Murielle, ergonome chez WiiSmile.

Sarah, technicienne support informatique

“Après réception des éléments RH nécessaires, je crée les comptes d’accès à nos différents outils selon les procédures en vigueur, et je sollicite d’autres personnes pour certains accès spécifiques. En temps normal et par sécurité, la consigne est de ne pas utiliser ces comptes sur du matériel non professionnel. Cependant nous savons aussi nous adapter quand nécessaire, par exemple pendant le confinement, la mise à disposition anticipée et sécurisée de certains accès a permis de réaliser des présentations d’intégration en ligne et à distance.”

Etape 3 – Programme d’intégration : comprendre l’entreprise

Tout nouveau collaborateur suit un parcours d’intégration qui prend forme dès son arrivée. La première semaine d’intégration passe par une visite des locaux, une présentation de WiiSmile, puis du service dans lequel la recrue va évoluer. Sarah, la responsable d’intégration présente également les avantages de l’entreprise et toutes les infrastructures qui lui sont mises à disposition : salle de sport (pilates, badminton), salle de pause (café et fruits locaux), séminaires d’entreprises, rooftop, etc.

Lauriane, responsable intégration et animation interne 

« Si une partie de la présentation a pu s’effectuer par des canaux à distance durant le confinement, certaines recrues ont dû attendre la reprise pour mieux envisager leur poste. L’important c’est d’accorder du temps aux nouveaux collaborateurs et d’entretenir un lien régulier avec eux, quelles que soient les conditions. Il s’agit d’informer et de rassurer avant tout, ne serait-ce que pour faciliter l’intégration et permettre à chacun d’attaquer dans les meilleures dispositions.” 

Etape 4 – L’accueil par les équipes : un incontournable

L’arrivée d’une recrue est annoncée à l’ensemble des collaborateurs quelques jours avant qu’elle ne rejoigne son équipe – message sur le réseau social interne, dans les réunions de service, portrait et descriptif de la fonction. Le jour J, le nouveau collaborateur est accueilli à l’occasion d’un pot convivial : il met ainsi un visage sur celles et ceux qui lui ont déjà adressé un message sympa sur le réseau social !

Anne-Françoise, responsable marketing et communication B2B

“La situation du confinement ne m’a pas inquiétée. En tant que manager, j’essaye de mettre l’humain avant tout. L’échange à distance avec une nouvelle recrue permet déjà d’apprendre à se connaître. Puis on en vient rapidement et plus naturellement à parler plus “personnel”. On n’a pas perdu le sourire pendant le confinement, et on s’est adapté en faisant appel à tous les outils en ligne que nous possédons. ” 

Etape 5 – L’école des ventes : une formation maison pour le commerce

Chez WiiSmile, les commerciaux sont le relais local et les premiers « ambassadeurs » de notre entreprise. Pour les préparer au mieux et les accompagner dans leurs nouvelles fonctions, les recrues intègrent dès les premières semaines une formation maison : l’école des ventes. WiiSmile dispose d’ailleurs d’une certification propre à ce cycle qui s’appuie exclusivement sur des expertises et formateurs internes. Pendant le confinement, à défaut de suivre la formule « classique » dispensée au siège, des sessions spécifiques étaient organisées à distance.

Sophie, responsable développement sédentaire (arrivée pendant le confinement) 

“Je devais intégrer l’entreprise le 14 avril 2020. Avec l’annonce de confinement, je me suis posée de nombreuses questions sur ma prise de poste. Finalement, l’entreprise s’est mobilisée pour garantir mon intégration. J’ai vraiment apprécié ce qu’ils ont fait pour me former à distance. J’ai hâte d’en découvrir plus et je me sens déjà motivée et heureuse d’y entrer. Les équipes sont dynamiques et motivantes, le bien-être des salariés passe avant tout. Les gens sont soudés ce qui me rassure et me conforte d’autant plus dans la découverte de cette nouvelle expérience.”

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